Закупки — от заявки до счёта в одном процессе
Оформите потребность заявкой на закупку — она уйдёт на согласование тем, кого вы назначили для такой суммы. Сравните предложения поставщиков в одной таблице; если выбрано не самое дешёвое, укажите причину. Из выигравшего предложения формируется заказ, поставка принимается частично или полностью, а счёт поставщика записывается в расходы с привязкой к счёту взаиморасчётов (cari hesap) компании и категории расходов.
Складского учёта и интеграции с электронными счетами-фактурами нет; предложения и счета вносите вы, оплата проводится с экрана взаиморасчётов.
Кто запросил, кто согласовал, почему этот поставщик
Закупки работают рядом с журналом расходов, расчётами с компаниями, сметой расходов и записями об обслуживании. Каждый шаг виден в хронологии: кто, когда и с каким комментарием.
Согласование по сумме
Пороги сумм и согласующие роли задаются в настройках комплекса; для каждого порога можно добавить второе согласование. Каждое решение попадает в хронологию, для отказа комментарий обязателен.
Предложения рядом
Пригласите поставщиков из взаиморасчётов — при желании по электронной почте. В таблице выделена самая низкая цена по каждой позиции и по итогу; если выбрано не самое дешёвое, обоснование обязательно.
Заказ и приёмка
Одним нажатием выигравшее предложение превращается в заказ с шапкой комплекса — распечатайте его или отправьте поставщику по почте. Товар принимается по позициям с количеством; частичные поставки записываются отдельно.
Счёт — в расходы и взаиморасчёты
Счёт поставщика записывается в расходы с привязкой к компании и категории; он виден как задолженность во взаиморасчётах и попадает в таблицу «смета / факт».
Как проходит закупка
Каждый шаг от заявки до счёта — в одной записи, и автор заявки видит её статус до конца.
Шаг 1: Откройте заявку
Укажите позиции, количество, ориентировочную цену за единицу и категорию расходов — или начните из записи об обслуживании либо карточки компании.
Шаг 2: Соберите предложения
Пригласите поставщиков (при желании по почте), внесите полученные предложения, сравните их в таблице и выберите победителя.
Шаг 3: Согласуйте и закажите
Заявка уходит согласующим по правилу, подходящему под её сумму; после согласования из выигравшего предложения формируется заказ.
Шаг 4: Примите и проведите счёт
Отметьте приёмку по позициям и внесите счёт — расход попадёт в журнал с привязкой к счёту взаиморасчётов компании и категории.
Проверка бюджета и отчёт об экономии
На экранах заявки и согласования по каждой категории расходов видны сумма по утверждённой смете, фактические расходы на сегодня и остаток бюджета. Отчёты показывают расходы по категориям, поставщикам и месяцам, а экономию — как разницу между оценкой и суммой заказа и между самым дорогим и выигравшим предложением.
- Предупреждение, если заявка превышает остаток бюджета; согласование не блокируется
- Заявка в одно нажатие из записи об обслуживании и карточки компании
- Запрос предложения и заказ на турецком, английском или русском
- Список заявок и отчёты в Excel и CSV
Возможности, которые работают вместе
В CasaX все модули ведут один общий учёт: то, что сделано в одном, само отражается в других.
Как работают правила согласования?
В настройках комплекса вы задаёте пороги сумм и роли, которые согласуют заявки в каждом диапазоне: по умолчанию до 10 000 ₺ согласует управляющий комплексом, администратор или владелец, а выше — администратор или владелец. Для каждого порога можно добавить второе согласование, например бухгалтера. Пороги применяются к сумме с НДС; если выигравшее предложение переводит заявку за более высокий порог, согласование запрашивается заново. Автор заявки не может согласовать её сам; исключение — владелец организации.
Сколько нужно предложений и кто их вносит?
Минимальное число предложений задаётся в настройках комплекса, по умолчанию — три; если их меньше, CasaX предупреждает, но не блокирует. Поставщик не вносит предложение в CasaX сам: ему можно отправить по почте запрос предложения с шапкой комплекса, а полученное предложение вы записываете по позициям — цена за единицу, ставка НДС, срок поставки, срок действия и условия оплаты. Поставщик, не приславший предложение, отмечается отдельно.
По чему проверяется бюджет?
По утверждённой смете расходов: для каждой категории расходов в заявке на экранах заявки и согласования видны сумма по смете, фактические расходы на сегодня и остаток бюджета; из остатка вычитается и та часть других согласованных или заказанных заявок, по которой ещё нет счёта. Если заявка превышает остаток, появляется предупреждение, но согласование не блокируется. Если утверждённой сметы нет, на экране так и написано.
Как счёт становится расходом?
Вы вносите счёт поставщика с номером, датой, суммой и файлом; CasaX записывает расход в журнал с привязкой к поставщику и категории расходов. Расход виден как задолженность во взаиморасчётах компании, срок оплаты рассчитывается по условиям оплаты этой компании. Оплата проводится с экрана взаиморасчётов; сам CasaX платежей не делает.
Как это связано с записями об обслуживании?
Кнопка «Создать заявку на закупку» на странице записи об обслуживании (наряда) открывает заявку с заполненными данными; заявка связывается с этой записью, а также с её объектом инвентаря и заявкой жителя, если они есть. Та же кнопка в карточке компании подставляет эту компанию как предлагаемого поставщика. Сотрудники персонала могут открывать заявки и следить за статусом своих.
Перенесите закупки в CasaX.
Откройте первую заявку и сравните предложения рядом — обоснование выбора останется в записи.