Depodaki her malzeme, nereye gittiğiyle birlikte
Temizlik malzemesi, havuz kimyasalı, ampul ve yedek parçayı depo depo takip edin. Satın almada teslim alınan malzeme stoka kendiliğinden girer, bakım kaydında kullanılan parça stoktan düşer. Kritik seviyeye inen malzeme için ekibe bildirim gider; stok değeri ağırlıklı ortalama maliyetle hesaplanır.
Barkod kamerayla okunmaz; elle ya da klavye gibi çalışan bir barkod okuyucuyla girilir. Seri no, parti ve son kullanma tarihi takip edilmez.
Ne kadar var, nereye gitti, kaç para
Her giriş ve çıkış değiştirilemeyen bir deftere yazılır; yanlış kayıt silinmez, ters hareketle düzeltilir ve izi kalır.
Stok kartı ve depolar
Her malzemeye STK- kodu, kategori, birim, kritik seviye ve barkod. Ana depo, havuz dairesi, teknik oda gibi birden çok depo; listede eldeki miktar, depolara dağılımı ve kritik seviyedekiler.
Giriş, çıkış ve transfer
Stok elle ya da satın almadan girer. Çıkış bir bakım kaydına, arızaya, ortak alana ya da zimmetle bir ekip üyesine yazılır; depolar arasında transfer yapılır. Ayarla izin vermedikçe eldekinden fazla çıkış yapılmaz.
Kritik seviye uyarısı
Malzeme kritik seviyeye inince sorumlu ekibe tek özet bildirim gider; seviyenin üstüne çıkıp yeniden düşmedikçe tekrarlanmaz. Satın alma talebi formu kritik stoktan hazır doldurulur.
Ağırlıklı ortalama değer
Her girişte ortalama birim maliyet yeniden hesaplanır, çıkışlar o anki ortalamayla değerlenir. Depo bazında miktar ve değer; tutarları yalnız finans yetkisi olan ekip görür.
Malzemenin depodan işe yolu
Satın almadan bakım kaydına kadar aynı kalem izlenir: hangi parça ne zaman, kimin eliyle, hangi işte kullanıldı.
1. adım: Kartları ve depoları açın
Malzemeyi, birimini, kritik seviyesini ve varsayılan deposunu girin; isterseniz açılış stokunu miktar ve birim maliyetiyle yazın. Kategori listesini site ayarında düzenleyebilirsiniz.
2. adım: Stoka alın
Satın alma siparişinde teslim alınan miktar, siparişteki birim fiyatla (KDV hariç) depoya girer; kısmi teslimatlar ayrı ayrı. Elle girişte tedarikçi ve fatura ya da irsaliye no yazılır.
3. adım: Kullanıma verin
Bakım kaydını tamamlarken kullanılan parçaları stoktan seçin; çıkış o kayda bağlanır. Arıza talebine, ortak alana ya da zimmetle bir ekip üyesine de çıkış yapılır.
4. adım: Sayın ve düzeltin
Depo için sayım açın, listeyi ekrandan ya da Excel ile doldurun; fark raporunu inceleyip bütün farkları tek adımda düzeltme hareketi olarak işleyin.
Sayım, fark raporu ve tüketim raporları
Sayım listesinde sistemdeki ve sayılan miktar yan yana durur. Fark raporu artı ve eksileri değeriyle gösterir; onaylayınca bütün farklar düzeltme hareketi olarak deftere yazılır. Raporlar depoya göre eldeki miktarı ve değeri, kategoriye, aya ve bakım kaydına göre tüketimi verir.
- Boş sayım listesi yazdırılır
- Miktarlar üç ondalığa kadar: 2,5 kg, 0,75 litre
- Stok listesi ve hareketler Excel ve CSV olarak dışa aktarılır
- CasaX Asistan'a "Kritik seviyedeki malzemeler neler?" diye sorabilirsiniz
Birlikte çalışan özellikler
CasaX'te modüller aynı defteri paylaşır: birinde yapılan iş diğerine kendiliğinden yansır.
Satın alma ile nasıl bağlanıyor?
Satın alma talebinin kalemini bir stok kartına bağlarsınız. Teslim alma kaydedilince teslim alınan miktar siparişteki birim fiyatla (KDV hariç) seçilen depoya girer; depo seçilmezse kartın, o da yoksa sitenin varsayılan deposuna. Kısmi teslimatlar ayrı ayrı girer, aynı teslimat iki kez girmez. Kritik seviyedeki malzemede "Satın alma talebi oluştur" düğmesi formu malzeme, önerilen miktar ve birimle doldurur; tedarikçiye sipariş kendiliğinden verilmez.
Bakımda kullanılan parça ne oluyor?
Bakım kaydını tamamlarken kullanılan parçaları stoktan seçersiniz; çıkış o kayda bağlanır ve kayıtta "Kullanılan parçalar" olarak görünür. Parça stokta yoksa tamamlama engellenir (eksi stoka izin verilmediyse). Parçanın maliyeti bakım giderine ayrıca eklenmez; böylece aynı tutar iki kez sayılmaz.
Stok değeri nasıl hesaplanıyor?
Ağırlıklı ortalama maliyetle: her girişte ortalama birim maliyet yeniden hesaplanır, çıkışlar o anki ortalamayla değerlenir. FIFO, LIFO ya da standart maliyet kullanılmaz. Stok girişi gider ya da cari borç yazmaz; gider satın almada faturayla ya da gider ekranından kaydedilir, elle girişteki maliyet yalnız stok değeri içindir.
Kim neyi görür?
Saha görevlisi miktarları görür ve stoktan çıkış yapar, tutarları görmez. Stok kartı, depo, giriş, transfer, sayım ve ters kaydı sahip, yönetici, site yöneticisi ve muhasebe yapar; denetçi yalnız görüntüler. Maliyet ve stok değeri yalnız finans görme yetkisiyle görünür. Sakinler stok verisini hiçbir yerde görmez.
Demirbaşlar da stokta mı takip ediliyor?
Hayır. Asansör, jeneratör gibi demirbaşlar Bakım ve demirbaş modülünde durur; stok sarf malzemesi ve yedek parça içindir. Seri no, parti ve son kullanma tarihi tutulmaz, birim dönüştürülmez (koli ile adet gibi; her kart tek birimle tutulur) ve sakinlere malzeme satılmaz.
Deponuzu CasaX'e taşıyın.
İlk stok kartlarını açın; giriş, kullanım ve sayım aynı defterde kalsın.