Satın alma, talepten faturaya tek akışta
İhtiyacı satın alma talebi olarak açın; talep, tutarına göre belirlediğiniz onaylayıcılara gitsin. Tedarikçilerin tekliflerini yan yana karşılaştırın, en ucuzu seçmediyseniz gerekçesini yazın. Kazanan tekliften sipariş formu çıkar, teslimat kısmen ya da tamamen teslim alınır, tedarikçi faturası firmanın cari hesabına ve gider kategorisine bağlı gider olarak işlenir.
Stok ve depo takibi ile e-fatura entegrasyonu yoktur; teklifleri ve faturayı siz kaydedersiniz, ödeme cari hesap ekranından yapılır.
Kim istedi, kim onayladı, neden bu firma
Satın alma; gider defteri, cari hesaplar, işletme projesi ve bakım kayıtlarıyla aynı yerde. Her adım zaman çizelgesinde kim, ne zaman ve hangi notla yaptıysa öyle görünür.
Tutara göre onay
Tutar eşiklerini ve onaylayacak rolleri site ayarında belirlersiniz; her eşik için isteğe bağlı ikinci onay eklenir. Her karar zaman çizelgesine yazılır, ret için not zorunludur.
Teklifler yan yana
Cari hesaptaki tedarikçileri teklife davet edin; isterseniz teklif isteği e-postayla gider. Tabloda en düşük fiyat her kalemde ve toplamda vurgulanır; en ucuz seçilmezse gerekçe zorunludur.
Sipariş ve teslim alma
Kazanan tekliften tek tıkla site başlıklı sipariş formu; yazdırın ya da tedarikçiye e-postayla gönderin. Malzeme kalem kalem, miktarıyla teslim alınır; kısmi teslimatlar ayrı kaydedilir.
Fatura gidere, cari hesaba
Tedarikçi faturası, firmaya ve gider kategorisine bağlı gider olarak deftere yazılır; cari hesapta borç olarak görünür, işletme projesinin bütçe ve gerçekleşen tablosuna girer.
Bir satın almanın yolu
Talepten faturaya her adım aynı kayıtta; talebi açan kişi durumunu baştan sona izler.
1. adım: Talebi açın
Kalemleri, miktarı, tahmini birim fiyatı ve gider kategorisini yazın; bakım kaydından ya da cari kartından da başlatabilirsiniz.
2. adım: Teklif toplayın
Tedarikçileri teklife davet edin (isterseniz e-postayla), gelen teklifleri girin, tabloda karşılaştırıp kazananı seçin.
3. adım: Onaylayın, sipariş verin
Talep, tutarına uyan kuralın onaylayıcılarına gider; onaylanınca kazanan tekliften sipariş formu çıkar.
4. adım: Teslim alın, faturalayın
Teslimatı kalem kalem kaydedin, faturayı girin; gider, firmanın cari hesabına ve kategorisine bağlı deftere geçer.
Bütçe kontrolü ve tasarruf raporu
Talep ve onay ekranında, kesinleşmiş işletme projesindeki her gider kategorisi için planlanan tutar, bugüne kadar gerçekleşen gider ve kalan bütçe görünür. Raporlar harcamayı kategoriye, tedarikçiye ve aya göre; tasarrufu tahmini tutarla sipariş tutarı ve en yüksek teklifle kazanan teklif arasındaki fark olarak gösterir.
- Talep kalan bütçeyi aşarsa uyarı; onayı engellemez
- Bakım kaydından ve cari kartından tek tıkla talep
- Teklif isteği ve sipariş formu Türkçe, İngilizce ya da Rusça
- Talep listesi ve raporlar Excel ve CSV olarak
Birlikte çalışan özellikler
CasaX'te modüller aynı defteri paylaşır: birinde yapılan iş diğerine kendiliğinden yansır.
Onay kuralları nasıl çalışıyor?
Site ayarında tutar eşiklerini ve her eşiği onaylayacak rolleri belirlersiniz; varsayılan kural 10.000 ₺'ye kadar site yöneticisi, yönetici ya da sahip, üstü için yönetici ya da sahiptir. Her eşik için isteğe bağlı ikinci onay (örneğin muhasebe) eklenebilir. Eşikler KDV dahil tutara göre uygulanır; kazanan teklif talebi daha üst bir eşiğe taşırsa onay yeniden istenir. Talebi açan kişi kendi talebini onaylayamaz; organizasyon sahibi bunun dışındadır.
Kaç teklif gerekiyor, teklifleri kim giriyor?
Asgari teklif sayısı site ayarıdır, varsayılanı üçtür; altında kalınırsa CasaX uyarır ama engellemez. Tedarikçi teklifini CasaX'e kendisi girmez: isterseniz firmaya site başlıklı teklif isteği e-postayla gider, gelen teklifi birim fiyat, KDV oranı, teslim süresi, geçerlilik tarihi ve ödeme koşuluyla siz kalem kalem kaydedersiniz. Teklif vermeyen firma ayrıca işaretlenir.
Bütçe kontrolü neye göre yapılıyor?
Kesinleşmiş işletme projesine göre: talepteki her gider kategorisi için projede planlanan tutar, bugüne kadar gerçekleşen gider ve kalan bütçe talep ve onay ekranında görünür; kalan hesaplanırken onaylanmış ya da siparişi verilmiş diğer taleplerin henüz faturalanmamış kısmı da düşülür. Talep kalan bütçeyi aşarsa uyarı verilir ama onay engellenmez. Kesinleşmiş proje yoksa ekranda işletme projesi olmadığı yazar.
Fatura nasıl gidere dönüşüyor?
Tedarikçi faturasını fatura numarası, tarih, tutar ve dosyasıyla kaydedersiniz; CasaX gideri tedarikçi firmaya ve gider kategorisine bağlı olarak deftere yazar. Gider firmanın cari hesabında borç olarak görünür, vadesi firmanın ödeme vadesinden hesaplanır. Ödemeyi cari hesap ekranından yaparsınız; CasaX ödemeyi kendisi yapmaz.
Bakım kayıtlarıyla nasıl bağlantılı?
Bakım kaydı (iş emri) sayfasındaki "Satın alma talebi oluştur" düğmesi talebi bilgileri doldurarak başlatır; talep o kayda, varsa kaydın demirbaşına ve arıza talebine bağlanır. Aynı düğme cari kartında da vardır ve firmayı önerilen tedarikçi olarak getirir. Saha görevlisi talep açıp kendi taleplerinin durumunu izleyebilir.
Satın almayı CasaX'e taşıyın.
İlk talebi açın, teklifleri yan yana koyun; seçimin gerekçesi kayıtta kalsın.