Tedarikçi faturası gelen kutusuna, oradan gidere
Sitenin vergi numarasıyla özel entegratörünüze bağlanın. Tedarikçilerin siteye kestiği e-faturalar kendiliğinden gelir; cari kartına eşlenir, kalemleri gider kategorilerine ayrılır ve onayınızla deftere ödenmedi gider olarak yazılır. Ortak alan kirası, baz istasyonu ve reklam gibi gelirler için de e-Arşiv ya da e-Fatura keser, faturayı alacak olarak cari hesaba bağlarsınız.
Entegratör hesabını siz açarsınız; CasaX şu an Uyumsoft ile çalışır, denemek için test entegratörü vardır. Hangi gelir için fatura kesileceğine mali müşaviriniz karar verir.
Kâğıttan, e-postadan ve portaldan toplamaya son
Gelen fatura, cari hesap ve gider aynı kayıtta buluşur; aynı fatura iki kez gider olmaz.
Gelen kutusu
Faturalar 30 dakikada bir ve "Şimdi çek" düğmesiyle entegratörden alınır. Fatura no, tedarikçi, senaryo, tutar ve durum tek listede; faturanın görünümü, entegratörün PDF'i ve UBL XML dosyası bir tık uzakta.
Cariye ve gidere dönüştürme
Tedarikçi vergi numarasıyla cari kartına eşlenir; kart yoksa faturadaki bilgilerle yeni cari önerilir. Her kalem bir gider kategorisine eşlenir, tutar kategorilere bölünür ve ödenmedi gider olarak deftere yazılır.
Mükerrer engeli
Aynı tedarikçinin aynı numaralı faturası elle ya da satın almadan zaten girildiyse yeni gider açılmaz; fatura mevcut kayda bağlanır. Dönüştürme gerekirse ters kayıtla geri alınır.
e-Arşiv ve e-Fatura kesme
Alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmadığı entegratörden sorgulanır; KDV, istisna ve tevkifat ekranda hesaplanır. Taslak, onay ve gönderimden sonra fatura alıcının cari hesabında alacak olarak görünür.
Entegratörden deftere dört adım
Faturayı yeniden yazmazsınız: entegratörden gelen bilgi cari karta, gider kategorisine ve deftere aynen taşınır.
1. adım: Entegratörü bağlayın
Sağlayıcıyı, kullanıcı adını ve şifreyi, sitenin unvanını, vergi numarasını, vergi dairesini ve adresini girin; "Bağlantıyı test et" ile doğrulayın. Şifre şifreli saklanır, ekranda yalnız son dört karakteri görünür.
2. adım: Faturalar gelsin
Tedarikçilerin siteye kestiği e-faturalar gelen kutusuna kendiliğinden düşer ve finans ekibine bildirim gider. Listeyi duruma, yanıt bekleyenlere ve tarihe göre süzersiniz.
3. adım: Gidere dönüştürün
Önerilen cariyi ve kategorileri kontrol edip onaylayın. Gider cari hesapta borç olarak görünür; vade carinin ödeme vadesinden ya da faturadaki son ödeme tarihinden gelir, ödemeyi cari hesap ekranından yaparsınız.
4. adım: Gelir faturası kesin
Ortak alan kirası ya da reklam geliri için alıcıyı ve kalemleri yazın, onaylayıp gönderin. Fatura numarası gönderimde verilir, alıcının cari kartına ödenmedi alacak yazılır; durum entegratörden güncellenir.
Ticari fatura, 8 gün kuralı ve yönetim hizmet bedeli
Ticari senaryodaki faturayı entegratör üzerinden kabul eder ya da gerekçesiyle reddedersiniz. Yanıt süresi fatura tarihinden itibaren 8 gündür; liste kalan günü gösterir, son 2 güne girildiğinde finans ekibine bir kez hatırlatma gider. Yönetim firması kendi entegratör hesabını organizasyon düzeyinde bağlar ve yönettiği sitelere yönetim hizmet bedeli faturasını kendi vergi numarasıyla keser; isterseniz fatura sitenin giderlerine de işlenir.
- Fatura görünümü Türkçe, İngilizce ya da Rusça başlıklarla
- Giden faturada UBL-TR 1.2 XML, entegratörün PDF'i ve zaman çizelgesi
- e-Arşiv fatura entegratör üzerinden iptal edilir, bağlı alacak kaydı ters kayıtla kapanır
- Reddedilen fatura gidere dönüştürülemez
- Siteyle ilgisiz fatura "yok sayıldı" olarak ayrılır
Birlikte çalışan özellikler
CasaX'te modüller aynı defteri paylaşır: birinde yapılan iş diğerine kendiliğinden yansır.
Aidat için fatura kesiliyor mu?
Hayır. Aidat ve ortak gider payları faturalanmaz, tahsilat makbuzla belgelenir. CasaX aidat, yakıt, demirbaş ve gecikme tazminatı tahakkukları için e-Fatura ya da e-Arşiv üretmez. Fatura yalnız sitenin aidat dışı gelirleri (ör. ortak alan kirası, baz istasyonu, reklam, otopark) ve yönetim firmasının hizmet bedeli için kesilir.
Sitemiz fatura kesebilir mi?
Bunu mali müşaviriniz belirler. Site yönetimleri çoğunlukla kendi başına KDV mükellefi değildir; fatura kesebilmek için vergi dairesinde ilgili mükellefiyetin ve GİB'de e-Arşiv ya da e-Fatura kullanıcılığının bulunması gerekir. Hangi gelir için fatura kesileceğine, KDV oranına, istisna ve tevkifat koduna da mali müşaviriniz karar verir. CasaX bir araçtır, vergi danışmanlığı değildir.
Hangi entegratörle çalışıyor?
Şu an Uyumsoft ile. Denemek için gerçek fatura göndermeyen, örnek gelen faturalar üreten bir test entegratörü de var. Entegratör hesabını site ya da yönetim firması entegratörle kendisi açar; CasaX hesap açmaz. Kullanıcı adı ve şifre şifreli saklanır.
Aynı fatura iki kez gider olur mu?
Olmaz. Aynı tedarikçinin aynı numaralı faturası gider olarak (elle ya da satın alma faturasıyla) girildiyse dönüştürme engellenir ve mevcut kayda bağlamanız önerilir. Bir e-fatura iki kez dönüştürülemez, bir gider en çok bir e-faturaya bağlanır.
Ticari faturayı ne zamana kadar reddedebilirim?
Fatura tarihinden itibaren 8 gün içinde, CasaX'ten entegratör üzerinden. Süre geçince sistem üzerinden ret yapılamaz; itiraz başka yollarla (ör. noter, KEP ya da GİB'in e-Fatura İptal/İtiraz Portalı) yapılır. Gidere dönüştürdüğünüz faturayı reddetmeden önce dönüştürmeyi geri alırsınız.
Kim neyi görür?
Faturaları finans görme yetkisi olan ekip görür; denetçi yalnız görüntüler. Dönüştürme, kabul ve ret, fatura kesme ve gönderim finans yazma yetkisiyle; dönüştürmeyi geri alma ve fatura iptali ters kayıt yetkisiyle yapılır. Entegratör bağlantısını sahip ve yönetici kurar. Sakinler e-fatura verilerini hiçbir yerde görmez.
Faturalarınızı CasaX'te toplayın.
Entegratörünüzü bağlayın; gelen faturayı onayınızla gidere, kestiğiniz faturayı alacak olarak deftere işleyin.