Genel kurul, çağrıdan karar defterine kadar kayıtlı
Toplantıyı gündemiyle oluşturun; çağrı mektubunu ve barkodlu posta listesini maliklerin posta adresleriyle hazırlayın. Toplantı günü hazirun cetvelini vekâletlerle tutun, yeter sayıyı malik sayısı ve arsa payıyla canlı izleyin. Her gündem maddesinin oyu tutanağa, kararlar numarasıyla karar defteri dökümüne geçer.
CasaX toplantıyı hazırlamanıza ve kayda almanıza yardım eder; hukuki danışmanlık değildir. KMK'daki kurallar ön ayar olarak gelir, yönetim planınıza göre değiştirebilirsiniz.
Kurul toplantısının her adımı aynı kayıtta
Bölümler, malikler ve arsa payları zaten CasaX'te; toplantı bunların üstüne kurulur, kimin katıldığını ve neye oy verdiğini elle saymazsınız.
Çağrı ve posta listesi
Her malike kendi dilinde yazdırılabilir çağrı mektubu ve vekâletname örneği. Tek adımda maliklere duyuru ve bildirim gider, barkodlu posta listesi oluşur; malikin posta adresi yoksa bölüm adresi kullanılır.
Hazirun ve vekâlet
Her bölüm bizzat, vekâleten ya da katılmadı olarak işaretlenir; vekilin adı ve vekâletname dosyası kaydedilir, vekâlet sınırı aşılırsa uyarı çıkar. Hazirun cetveli imza sütunuyla yazdırılır.
Canlı yeter sayı
Katılım sayı ve arsa payı bakımından her işaretlemede güncellenir; birinci ya da ikinci toplantının kuralına göre toplantı yeter sayısının sağlanıp sağlanmadığını o anda görürsünüz.
Madde madde oylama
Her gündem maddesine bir karar kuralı seçilir. Kabul, ret ve çekimser oylar bölüm bölüm ya da toplam olarak girilir; sonuç sayı ve arsa payıyla, açık rakamlarla hesaplanır.
Bir kurul toplantısının yolu
Tarihleri, gündemi ve oyları siz girersiniz; CasaX sayar, süreleri ve yeter sayıları kontrol eder, belgeleri hazırlar.
1. adım: Toplantıyı oluşturun
Olağan, olağanüstü ya da yönetim kurulu toplantısı; tarih, yer ve ikinci toplantının tarihi. Gündem maddelerine işletme projesini, sitenin belgelerini ya da dosya ekleyin.
2. adım: Çağrıyı gönderin
Çağrı mektupları, duyuru, bildirim ve barkodlu posta listesi tek adımda. Teslim tarihlerini girdikçe süresinde çağrı almayan malikler uyarı olarak listelenir.
3. adım: Toplantıyı yürütün
Hazirunu vekâletlerle tutun, yeter sayıyı izleyin, her gündem maddesinin oylarını girin.
4. adım: Kayda geçirin
Tutanak toplantı verisinden hazırlanır, kararlar numaralanır. Malikler kararları ve tutanağı sakin panelinde görür.
Kararlar numarasıyla deftere, maliklerin ekranına
Tutanak; yeter sayıyı, divan başkanı ve yazmanı, her maddenin görüşme özetini, oy sonucunu ve karar metnini, imza satırlarını ve karşı oy gerekçesi alanını içerir. Kararlar site genelinde kesintisiz numaralanır; karar defteri dökümünü yazdırıp noter onaylı defterinize geçirirsiniz, imzalı tutanağın taramasını toplantıya yüklersiniz.
- Çağrı mektubu, vekâletname örneği, hazirun, tutanak ve karar defteri Türkçe, İngilizce ve Rusça
- Madde başına karar kuralı: salt çoğunluk, üçte iki, beşte dört, oybirliği ya da yalnız bilgilendirme
- Çağrı teslim tarihleri posta listesinden toplantıya geri yazılır
- Karar defteri dökümü yazdırılabilir ve Excel olarak indirilir
Birlikte çalışan özellikler
CasaX'te modüller aynı defteri paylaşır: birinde yapılan iş diğerine kendiliğinden yansır.
CasaX toplantının hukuken geçerli olmasını sağlar mı?
Hayır. CasaX çağrıyı, hazirunu, oyları ve kararları hazırlamanıza ve kayda almanıza yardım eder; süreleri ve yeter sayıları hesaplayıp uyarır. Hukuki danışmanlık değildir, toplantının ya da kararın geçerliliği hakkında görüş bildirmez ve noter onaylı karar defterinin yerine geçmez. Süreleri ve yeter sayıları yönetim planınıza göre kontrol edin; gerekirse bir hukukçuya danışın.
Yeter sayı nasıl hesaplanıyor?
Hazirunda katılan bölümlerin sayısı ve arsa payı toplamı, sitenin bütün bölümleri ve toplam arsa payıyla karşılaştırılır. Ön ayarda birinci toplantı için sayı ve arsa payı bakımından yarıdan fazlası aranır; ikinci toplantıda toplantı yeter sayısı aranmaz ve salt çoğunluk katılanların salt çoğunluğuna iner. KMK'daki kurallar ön ayar olarak gelir, yönetim planınıza göre değiştirebilirsiniz.
Vekâletle katılım nasıl kaydediliyor?
Hazirunda bölüm vekâleten katıldı olarak işaretlenir, vekilin adı yazılır ve vekâletname dosyası eklenir. Bir kişi ön ayardaki vekâlet sınırından fazla oy temsil ediyorsa CasaX uyarır ama kaydı engellemez. Çağrı mektubuyla birlikte maliklere vekâletname örneği de gider.
Çağrı mektubu ve posta listesi nasıl hazırlanıyor?
Gündem, birinci ve ikinci toplantının tarihi ve yeri her malikin mektubuna kendi dilinde yazılır. Barkodlu posta listesi bütün maliklerden oluşur; sakin kaydındaki posta adresi kullanılır, yoksa sitedeki bölüm adresi. Barkodu PTT'den alıp siz girersiniz; CasaX PTT'ye, e-tebligata ya da KEP'e bağlanmaz.
Malikler toplantıyı nereden görüyor, uygulamadan oy verebiliyor mu?
Malikler sakin panelinde (web) yaklaşan toplantının tarihini, yerini ve gündemini, kendi çağrı mektubunu ve vekâletname örneğini, geçmiş toplantıların kararlarını ve tutanağını görür. Oylar toplantıda sayılır ve yönetici tarafından girilir; CasaX çevrim içi oylama ya da e-imza yapmaz.
Bir sonraki genel kurulu CasaX'te hazırlayın.
Gündemi yazın, çağrıyı tek adımda gönderin; toplantı günü hazirun ve yeter sayı elinizin altında olsun.